Si ya tienes una empresa que empieza a generar algunas ventas necesitas trabajar tu comunicación de forma organizada y profesional. Y de todas las herramientas de comunicación a tu alcance, el correo electrónico es fundamental para una empresa artesana del siglo XXI.

Atender dudas, gestionar pedidos, pasar presupuestos, recordar novedades; el email bien utilizado te puede ayudar mucho en tu estrategia comercial.

Sin embargo, vivimos en la tiranía de lo urgente y eso puede generar una mala imagen en tus emails. Es muy común, responder al último email que te llega de forma rápida y poco planificada, olvidándote de ese que lleva esperando ahí dos semanas.
 

Las consecuencias de vivir en modo “urgente”

Al actuar así, además de ser estresante, estás trabajando de forma poco profesional y eso va a repercutir negativamente en tu imagen como empresaria. Y una cosa está clara, mejor coger buenos hábitos cuando todavía somos pequeños que luego cuando ya no es tan manejable.

Escribir emails demasiado cortos, demasiados largos, con faltas de ortografía, poniendo en copia visible a otros clientes o incluso en mayúsculas son errores garrafales que no debes de cometer. Tu cliente se llevará una mala impresión y pensará que no eres tan profesional como pensaba.
 

Los emails con cariño dicen mucho de ti

Para evitar esto, te recomiendo que te planifiques un poco la semana y que dentro de esa planificación incluyas periodos de tiempo exclusivamente para escribir y responder emails. Te propongo media hora como mínimo porque escribir un email con cariño no se hace en 10 segundos con un “ok” y enviar.

Ya que una persona se ha tomado la molestia en escribirte y sobretodo, si lo ha hecho con cariño, qué menos que dedicarle unos minutos.

Yo hay veces que he estado escribiendo un único email 15 minutos porque tengo que incluir algún enlace, una captura de pantalla o quieres dar explicaciones y tienes que hacerlo de manera sencilla. Ten en cuenta que comunicarse cara a cara siempre es mucho más fácil, pero en un email todo puede ser malinterpretado. Hay que ser muy directa y expresarse de una forma muy clara. Y eso requiere de tiempo.

Por tanto, dedica al menos franjas de media hora para responder aquellos emails que están esperando. Te vas a tu bandeja de correo y visualizas todos tus correos sin leer. Te vas al más antiguo, lees con tranquilidad y empiezas a responder. Y así hasta donde te dé tiempo.
 

La concentración es un gran activo en tu empresa

Esto que parecen unos consejos muy básicos, esconden en realidad una filosofía de trabajo que te alejará del caos y te permitirá ser disciplinada y ordenada. Además, ganarás en concentración porque luego no estarás haciendo otra cosa y pensando en que tienes que contestar tal email porque ya tienes un tiempo dedicado a ello. Esto es como cuando recomiendan anotar tus preocupaciones en una libreta antes de dormir para conciliar el sueño 😀

Además, gestionar el email de esta manera te ayudará a no caer en la multitarea que tanto daño ha hecho. Seamos sinceras, no podemos estar haciendo más de una cosa al mismo tiempo, al menos si la queremos hacer bien. La concentración y la comunicación con cariño son un activo más importante de lo que parece en nuestras empresas artesanas.

Aquí van una serie de recomendaciones para escribir emails super profesionales con ayuda de la netiqueta.

Photo by Chad Madden

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